Eine Catering Kooperation mit einer Eventlocation kann deinem Catering-Service planbare Anfragen und passendere Aufträge bringen. Damit aus einem ersten Kontakt eine belastbare Zusammenarbeit wird, musst du den Veranstaltungsort entlasten, sein Publikum verstehen und deine Leistungen klar kommunizieren.
Catering Kooperation mit Eventlocations gezielt aufbauen
Veranstaltungsorte suchen keine austauschbaren Dienstleister, sondern Partner, die bei Anfragen schnell reagieren, zur Location passen und am Veranstaltungstag professionell arbeiten. Prüfe daher zuerst, welche Häuser zu deinem Angebot, deiner Kapazität und deinem Einsatzgebiet passen.
- Passt die Art der Events zu deinem Schwerpunkt, etwa Hochzeit, Business-Event, Sommerfest oder private Feier?
- Kannst du die vorhandene Küche, Zufahrt, Lagerflächen und Aufbausituation zuverlässig nutzen?
- Decken deine Menüs, Serviceformen und logistischen Abläufe die Erwartungen der Location-Gäste ab?
- Ist klar, wer bei Änderungen, Sonderwünschen und am Veranstaltungstag entscheidet?
Eine kleine, gut ausgewählte Liste ist sinnvoller als wahllose Kontaktaufnahme. Informiere dich vorab über Stil, Raumgrößen, bisherige Gastronomieangebote und typische Veranstaltungsformate des Hauses.
Das passende Kooperationsmodell wählen
Eine Zusammenarbeit mit Veranstaltungsorten kann unterschiedlich organisiert sein. Manche Locations empfehlen mehrere Caterer, andere führen eine Liste bevorzugter Partner. In manchen Fällen übernimmt die Location die Erstberatung und übergibt qualifizierte Anfragen, während du Angebot, Menüplanung und Durchführung verantwortest.
Wichtig
Versprich einer Location nur Abläufe und Kapazitäten, die dein Catering-Service auch in der Saison zuverlässig leisten kann. Eine klare Absage bei ungeeigneten Terminen schützt die Partnerschaft mehr als eine Zusage unter Vorbehalt.
Als Location Partner für Catering-Service überzeugend auftreten
Bei der ersten Ansprache steht nicht dein kompletter Leistungskatalog im Mittelpunkt. Zeige stattdessen, warum die Zusammenarbeit für das Location-Team einfacher wird. Nenne konkret, welche Eventarten du betreust, wie du Anfragen bearbeitest und welche Informationen du für eine belastbare Kalkulation brauchst.
Unterlagen für die Zusammenarbeit vorbereiten
Stelle eine kompakte Partnerunterlage zusammen, die ohne Rückfragen verständlich ist. Sie sollte deine kulinarische Ausrichtung, mögliche Serviceformen, organisatorische Voraussetzungen und einen klaren Ansprechpartner enthalten. Ergänze Hinweise zu Probeessen, Allergenen, vegetarischen und veganen Optionen sowie zur Abstimmung mit externen Gewerken.
Eine separate Angebots-Landingpage für deinen Catering-Service kann Veranstaltungsorten helfen, Interessenten nach einer Empfehlung direkt zu den passenden Leistungen zu führen. So erhalten Paare oder Unternehmen früh eine nachvollziehbare Orientierung, ohne dass das Location-Team jedes Detail erklären muss.
Die erste Kontaktaufnahme persönlich und konkret gestalten
Beziehe dich auf den Veranstaltungsort und schlage einen kurzen Kennenlerntermin vor. Bereite dafür Fragen vor: Welche Anfragen kommen häufig? Wo entstehen im Ablauf Reibungen? Gibt es feste Vorgaben für Aufbau, Reinigung, Getränkeservice oder externe Dienstleister? Höre genau zu und erkläre erst danach, wie dein Angebot dazu passt.
Praxis
Für ein Kennenlerngespräch kann dein Catering-Service zwei beispielhafte Menülinien und eine Übersicht der benötigten Abläufe mitbringen. Gemeinsam mit dem Location-Team lässt sich prüfen, welche Variante zu Raum, Küche und typischen Buchungen passt.
Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsort verbindlich organisieren
Wenn die Location dich als bevorzugten Caterer führen soll, braucht die Kooperation klare Regeln. Halte Zuständigkeiten, Informationswege und Anforderungen schriftlich fest. Das schafft Sicherheit für beide Seiten und verhindert, dass Gäste widersprüchliche Auskünfte erhalten.
- Definiere, welche Informationen die Location bei einer Anfrage abfragt und an dich weitergibt.
- Lege fest, wann du auf neue Anfragen reagierst und wie die weitere Kommunikation dokumentiert wird.
- Stimme Vorgaben zu Anlieferung, Aufbau, Abbau, Müllentsorgung und Nutzung der Räumlichkeiten ab.
- Klärt, ob und wie deine Leistungen in Location-Unterlagen, Besichtigungen oder Online-Auftritten genannt werden.
- Besprecht regelmäßig, welche Rückmeldungen von Gästen und Teams in die Zusammenarbeit einfließen sollten.
Eine Location-Partnerschaft wird besonders wertvoll, wenn sie mit weiteren passenden Empfehlungen verbunden ist. Wenn Veranstaltungsorte häufig nach Planung fragen, kannst du sie auf die Seite Eventplaner als Partner für Catering-Service gewinnen aufmerksam machen und dein Netzwerk entlang des gesamten Eventablaufs erweitern.
Sichtbarkeit und gemeinsame Vermarktung sinnvoll nutzen
Eine Empfehlung funktioniert besser, wenn Interessenten dein Catering-Angebot schnell einordnen können. Aktualisiere deshalb Bilder, Menübeispiele und Leistungsbeschreibungen regelmäßig und achte darauf, dass sie zur jeweiligen Eventlocation passen. Gemeinsame Inhalte sollten immer die tatsächlichen Abläufe und Angebote zeigen.
Kurze Einblicke in Vorbereitung, Speisenpräsentation oder abgestimmte Serviceabläufe eignen sich, um Vertrauen aufzubauen. Wie du dafür eine klare Strategie entwickelst, erfährst du unter Videomarketing für Catering-Service aufbauen.
Merke
Eine gute Kooperation erleichtert der Location die Empfehlung und dir die Durchführung. Verlässlichkeit ist dabei wichtiger als große Versprechen.
Kooperationen langfristig pflegen
Nach jeder Veranstaltung lohnt sich eine kurze Auswertung mit dem Veranstaltungsort. Frage nach praktischen Punkten wie Timing, Übergaben, Gästerückmeldungen und Verbesserungsmöglichkeiten. So erkennst du früh, ob sich Anforderungen verändern oder zusätzliche Angebotsformen sinnvoll werden.
Wenn eine Location beispielsweise häufig Tagesveranstaltungen oder Familienfeiern ausrichtet, kann ein passend aufbereiteter Hinweis auf Brunch-Angebote von Catering-Service besser verkaufen neue Gesprächsanlässe schaffen. Entscheidend bleibt, dass jedes Angebot zum Publikum und zu den Möglichkeiten des Veranstaltungsorts passt.
Erfolgreiche Kooperationen mit Veranstaltungsorten entstehen durch passende Auswahl, transparente Absprachen und kontinuierliche Pflege. Positioniere deinen Catering-Service als unkomplizierten Partner, der die Location versteht und Veranstaltungen verlässlich mitträgt.